Workflow-Automatisierung im KMU: 5 typische Fehler und ihre Kosten

Workflow-Automatisierung in kleinen Unternehmen bietet große Chancen, Prozesse effizienter zu gestalten. Doch viele Projekte scheitern nicht an der Technologie, sondern an üblichen Fehlern bei der Umsetzung. Diese fünf Fehler treten häufig auf und verursachen unnötige Kosten, Verzögerungen oder Akzeptanzprobleme.

Zuerst sollten nur häufig auftretende und regelbasierte Prozesse automatisiert werden. Seltenere oder ausnahmemächtige Prozesse führen oft zu Ausnahmen, die manuell nachgearbeitet werden müssen. Ein Handwerksbetrieb mit 8 Mitarbeitern, der monatlich 40 Kundenanfragen beantwortet, verbringt 6,7 Stunden pro Monat damit. Eine Stundensatz von 75 EUR entspricht rund 500 EUR, bei einer Teilautomatisierung kann ein Teil dieser Zeit übernommen werden.

Die Gegenmaßnahme besteht darin, Prozesse zu wählen, die mindestens mehrmals pro Woche auftreten, festen Regeln folgen und bisher Fehleranfällig sind.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Einbindung einer menschlichen Freigabeschleife. Ohne kontrollierende Kontrolle kann die Automatisierung fehlerhafte E-Mails versenden, falsche Beträge buchen oder Anfragen an die falsche Abteilung leiten. Das Vertrauen des Teams in das System sinkt und es wird schließlich abgeschaltet. Die Lösung besteht darin, die Ergebnisse zunächst von einem Menschen freizugeben, sodass das System Vertrauen gewinnt und die Qualität gesichert wird, ohne den Zeitvorteil zu verlieren.

Dritte Fehlerquelle sind nicht berücksichtigte Wartungs- und Nacharbeitsaufwand. Die Kosten einer Automatisierung umfassen Werkzeug, Einrichtung, laufende Wartung und Nacharbeit bei Fehlern. Oft werden diese laufenden Kosten bei der Wirtschaftlichkeitsrechnung vergessen. Ein Beispiel zeigt, dass bei einem Betrieb mit 120 Vorgängen pro Monat eine Ersparnis von 1.080 EUR pro Monat erzielt werden kann.

Bei dieser Berechnung liegen die laufenden Kosten bei 260 EUR und die einmalige Einrichtung bei 1.500 EUR. Die Amortisation beträgt also rund 1,8 Monate. Berücksichtigen Sie bei der Planung ausreichend Zeit für Wartung und Nacharbeit.

Viertens sollten Batch-Verarbeitungen vermieden und stattdessen eventgesteuerte Workflows eingesetzt werden. Diese reagieren auf jede Änderung sofort und sorgen für eine größere Geschwindigkeit im Vertrieb, bei Kundenservice und Backoffice-Effizienz. Für wirklich zeitkritische Abläufe empfiehlt sich ein Webhook als Auslöser statt regelmäßiger Abfragen.

Schließlich sollten Betriebe darauf achten, nicht zu viele kleine Automatisierungen zu pflegen. Wenn das Team über 20 kleine Systeme verfügt, von denen die Hälfte nicht mehr läuft oder deren Nutzen unklar ist, können Fehler anhäufen und die Wartung wird zum Vollzeitjob. Es ist wichtig, den Kernprozess zu stabilisieren und unnötige Mini-Workflows zu reduzieren.