Automatizar listas de precios: lo que se rompe cuando el proveedor cambia el Excel

Una distribuidora implementó un sistema de automatización para cargar listas de precios enviadas por proveedores, pero enfrentó varios problemas. La lista de precios generalmente se envía cada dos o tres semanas en formato PDF o Excel, con diferentes estructuras según el día de exportación. Los procesos de carga manual en el sistema llevaban a errores y duplicados.

El equipo intentó usar un modelo de lenguaje grande (LLM) para interpretar las filas de la lista, pero el modelo se rompió al procesar el archivo completo con 800 filas. El LLM necesita solo el encabezado de la tabla, no todas las filas.

Para mapear los códigos de productos y precios, se utilizó un enfoque de tres pasadas: coincidencia exacta, normalizada y por descripción. Las entradas que no se podían matchingear se enviaban a una bandeja de revisión para verificación humana.

El sistema impuso validaciones deterministas después del LLM, como diferencias de precio, ceros negativos, códigos repetidos y bultos menores a las expectativas. Estas validaciones detenían la carga del lote si se violaban los criterios.

Otros detalles clave incluyeron manejar separadores de decimales según el formato de exportación del proveedor, almacenar IVA como atributo del proveedor y mantener la idempotencia para evitar duplicaciones. La automatización redujo el tiempo de procesamiento de media jornada a unos minutos, además de garantizar que los precios en tiendas y e-commerce estuvieran sincronizados.